Fakturering för enskild firma — komplett guide 2026

Vad gäller för fakturering som enskild firma? En korrekt faktura kräver organisationsnummer, obruten nummerserie, korrekt momsspecifikation och F-skattsedel. Omsätter du under 80 000 kr/år behöver du inte momsregistrera dig. Du väljer själv mellan faktureringsmetoden och kontantmetoden för momsredovisning. Dröjsmålsränta regleras av räntelagen.

Du har precis startat din enskilda firma — eller planerar att göra det. Du har en kund som vill ha en faktura. Nu ställer sig frågorna på rad:

Vad ska stå på fakturan? Ska jag lägga på moms? Hur numrerar jag? Vad händer om kunden inte betalar i tid?

Den här guiden ger dig alla svar. Vi går igenom de juridiska kraven, momsreglerna, nummerserien, betalningsvillkor och dröjsmålsränta — i klartext, utan onödig juridisk jargong.

Längst ned i guiden hittar du ett avsnitt om hur IntelInvoice hanterar alla dessa krav automatiskt, så att du slipper hålla allt i huvudet.

En enskild firma är den enklaste företagsformen i Sverige. Du som person är företaget — det finns ingen åtskillnad mellan dig och bolaget. Du ansvarar personligen för alla skulder och förpliktelser.

Registrering: Du registrerar din enskilda firma hos Skatteverket (obligatoriskt om du ska ha anställda eller momsregistreras) och kan även välja att registrera ett enskilt företag hos Bolagsverket (frivilligt, krävs för skydd av firmanamnet).

Organisationsnummer: En enskild firma har samma organisationsnummer som ditt personnummer i det format som Skatteverket anger — eller ett separat org.nr om du har registrerat firman hos Bolagsverket.

Beskattning: Som enskild firma beskattas du för överskottet av din verksamhet som inkomst av näringsverksamhet. Du betalar egenavgifter (motsvarar arbetsgivaravgifter) och inkomstskatt på resultatet.

Reglerna för fakturor finns i Mervärdesskattelagen (ML) och Bokföringslagen (BFL). Nedan är en komplett lista över vad en faktura från enskild firma måste innehålla.

Obligatoriska uppgifter

1. Säljaren (du)

• Fullständigt namn (ditt namn, inte bara företagsnamnet)
• Adress
• Organisationsnummer / personnummer
• Momsregistreringsnummer (om du är momsregistrerad) — börjar med SE följt av ditt org.nr och slutar med 01

2. Köparen (din kund)

• Fullständigt namn eller företagsnamn
• Adress

3. Fakturanummer

• Löpande, obruten nummerserie — mer om det nedan

4. Datum

• Fakturadatum (det datum fakturan utfärdas)
• Förfallodatum (sista betalningsdag)

5. Varor och tjänster

• Beskrivning av vad du säljer
• Kvantitet (antal timmar, antal enheter och så vidare)
• Pris per enhet exklusive moms
• Momssats (25%, 12%, 6% eller 0%)
• Momsbelopp i kronor

6. Totaler

• Summa exklusive moms
• Momsbelopp specificerat per skattesats
• Summa inklusive moms

7. Betalningsinformation

• Bankgiro, plusgiro eller IBAN/BIC
• Referensnummer om du använder det

F-skattsedel — viktig markering

Om du har F-skatt (godkänd för preliminärskatt) ska du ange det på fakturan. Det vanligaste sättet är att skriva "F-skatt" eller "Godkänd för F-skatt" i fakturatexten eller bland säljaruppgifterna.

Varför spelar det roll? Utan F-skattsedel är din kund skyldig att göra skatteavdrag på 30% av ditt fakturabelopp och betala in det till Skatteverket. Det innebär att du bara får 70% av fakturabeloppet utbetalt — och sedan måste begära tillbaka resten via din deklaration. De flesta företagskunder kräver därför att du visar att du har F-skatt.

Du ansöker om F-skatt via Skatteverkets e-tjänst. Det är kostnadsfritt och handläggningstiden är normalt 1-2 veckor.

Bokföringslagen kräver att fakturor numreras i en löpande, obruten nummerserie. Det innebär att:

• Varje faktura får ett unikt nummer
• Nummern tilldelas i stigande ordning utan luckor
• Du kan inte börja om från början mitt i ett räkenskapsår
• Du kan inte ha samma nummer två gånger

Hur du sätter upp en nummerserie

Du bestämmer själv format, men vanliga metoder är:

• Löpnummer: 1, 2, 3, 4...
• År + löpnummer: 2026-001, 2026-002, 2026-003...
• Förkortning + år + nummer: EF2026-001, EF2026-002...

Att inkludera årtalet gör det enklare att söka bland gamla fakturor och visar tydligt vilket räkenskapsår fakturan tillhör.

Vad händer om du missar ett nummer?

Ibland börjar man skriva en faktura, inser att uppgifterna är fel och vill börja om. Men numret är redan "förbrukat". Rätt hantering: spara den felaktiga fakturan med texten "ANNULLERAD" och skapa en ny med nästa löpnummer. Kasta aldrig bort ett fakturanummer.

Varför spelar det roll?

Obruten nummerserie är en del av revisionsspåret — Skatteverket och en revisor ska kunna följa alla transaktioner bakåt i tid. Saknade nummer eller omgjord numrering är en röd flagga vid en granskning.

IntelInvoice tilldelar automatiskt nästa lediga fakturanummer i en obruten nummerserie varje gång du skapar en faktura. Du behöver aldrig hålla reda på det manuellt.

Moms (mervärdesskatt) är en av de vanligaste förvirringsfrågorna för nyföretagare. Här är det du behöver veta.

De fyra momssatserna

Momsfria verksamheter

Följande tjänster är alltid momsfria oavsett omsättning:

• Sjukvård och tandvård
• Social omsorg
• Utbildning (viss)
• Finansiella tjänster och försäkringar
• Hyra av bostäder

Säljer du enbart momsfria tjänster behöver du aldrig momsregistrera dig, oavsett hur stor din omsättning är.

Momsregistreringsgränsen: 80 000 kr

Om din skattepliktiga omsättning under ett kalenderår överstiger 80 000 kr är du skyldig att momsregistrera dig. Under gränsen kan du välja att vara momsfri.

Att vara momsfri innebär att:

• Du lägger ingen moms på dina fakturor
• Du kan inte dra av ingående moms (moms du betalar på inköp)
• Du skriver "Ej momsregistrerad" eller "Momsfri omsättning" på fakturan

Att vara momsregistrerad innebär att:

• Du lägger på moms (25%, 12% eller 6%) på dina fakturor
• Du kan dra av ingående moms på dina affärsinköp
• Du redovisar och betalar nettomomsen till Skatteverket

Frivillig momsregistrering

Du kan välja att momsregistrera dig även om din omsättning understiger 80 000 kr. Det kan vara fördelaktigt om du:

• Har stora inköp med moms (verktyg, datorer, material) som du vill dra av
• Säljer till momsregistrerade företag (de ser momsen som neutral — de drar av den)

Moms på fakturan: rätt format

En korrekt momsspecifikation på fakturan ser ut ungefär så här:

Webbdesign (20h x 900 kr)     18 000 kr
Moms 25%                        4 500 kr
Totalt att betala              22 500 kr

Om du säljer varor eller tjänster med olika momssatser redovisas varje sats separat:

Tjänster (25% moms)            15 000 kr    Moms: 3 750 kr
Material (25% moms)             3 000 kr    Moms:   750 kr
Transport (12% moms)            1 000 kr    Moms:   120 kr
Summa exkl. moms               19 000 kr
Total moms                      4 620 kr
Totalt att betala              23 620 kr

När du är momsregistrerad måste du välja redovisningsmetod för moms.

Faktureringsmetoden (standard)

Du redovisar moms den period fakturan utfärdas, oavsett när kunden betalar.

Exempel: Du skickar en faktura i mars med 30 dagars betalningsvillkor. Kunden betalar i april. Du redovisar ändå momsen i mars.

Fördel: Enkel och tydlig — momsen kopplas alltid till fakturadatumet.

Nackdel: Du kan behöva betala moms till Skatteverket innan du fått betalt från kunden.

Kontantmetoden

Du redovisar moms den period betalningen faktiskt tas emot.

Tillgänglig om: Din omsättning är under 3 miljoner kr per år (höjt från 1 miljon kr sedan 2023).

Fördel: Bättre kassaflöde — du betalar inte in moms förrän du fått pengarna.

Nackdel: Kräver mer administration, eftersom du måste matcha betalningar mot fakturor.

Val: Du anmäler din valda metod till Skatteverket. Metoden kan ändras men kräver ansökan.

Betalningsvillkor anger hur lång tid kunden har på sig att betala din faktura. I Sverige är följande vanliga:

Vad lagen säger

Utan avtal gäller lagen om betalningsvillkor i handelstransaktioner (2000:562). Den anger att företag-till-företag-affärer som standard ska ha 30 dagars betalningstid om inget annat avtalats. Du kan avtala om kortare eller längre tid — men betalningsvillkor över 60 dagar kräver uttryckligt avtal och ska inte vara oskäliga mot den betalningsskyldige.

Praktiska tips

• Ange alltid förfallodatum som ett konkret datum på fakturan, inte bara "30 dagar netto". Det minskar risken för missförstånd.
• Sätt ett betalningsvillkor som matchar din kassaflödessituation — som nyföretagare är 10-15 dagar rimligt för att inte behöva ligga ute med pengar länge.
• För större projekt: begär handpenning (30-50% av totalbeloppet) och fakturera löpande istället för allt i efterhand.

Betalar kunden för sent har du rätt till dröjsmålsränta. Det regleras av räntelagen (1975:635).

Hur räntan beräknas

Dröjsmålsräntan är Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. Riksbankens referensränta fastställs varje halvår. Under 2025-2026 har referensräntan varierat — kolla Riksbankens aktuella ränta för exakt belopp.

Praktiskt exempel: Om referensräntan är 2,5% har du rätt till 10,5% dröjsmålsränta per år. På en faktura på 10 000 kr ger det ungefär 88 kr per månad i ränta.

Hur du tar ut dröjsmålsränta

1. Ange i betalningsvillkoren: Skriv på fakturan att dröjsmålsränta utgår vid sen betalning enligt räntelagen. Det stärker din rätt.
2. Skicka en påminnelsefaktura: Skicka en betalningspåminnelse när fakturan förfallit. Du kan ta ut en påminnelseavgift (max 60 kr enligt inkassolagen).
3. Kräv ränta: Lägg till dröjsmålsräntan på en ny faktura om betalning fortfarande uteblir.

Inkasso och kronofogden

Om kunden fortfarande inte betalar kan du:

• Anlita ett inkassobolag (de tar normalt en procentuell del av det indrivna beloppet)
• Ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten (billigare alternativ, ca 300 kr i ansökningsavgift)

En praktisk notis

De flesta betalningsproblem löses med en vänlig men tydlig påminnelse. Skicka påminnelsen direkt när förfallodagen passerat — ju längre du väntar, desto svårare är det att driva in skulden.

Alla lagkraven vi beskrivit ovan — obruten nummerserie, korrekt momsspecifikation, rätt fakturafält — hanteras automatiskt av IntelInvoice. Du behöver inte kunna reglerna utantill. Systemet gör rätt åt dig.

Skapa din första faktura gratis →

IntelInvoice START kostar 0 kr, inkluderar 7 fakturor per månad och kräver inget kreditkort. Uppgradera till SOLO (99 kr/mån) för obegränsade fakturor med SIE-export till din bokförare.

Läs mer om fakturering för enskild firma på landningssidan för enskild firma, eller se hur gratis fakturering fungerar för nyföretagare.

De flesta nyföretagare börjar med enskild firma för enkelheten. Men det finns situationer när det kan vara dags att fundera på att byta till aktiebolag:

• Du vill begränsa ditt personliga ekonomiska ansvar
• Din vinst överstiger ca 400 000-500 000 kr per år (skattemässigt börjar AB bli fördelaktigt)
• Du vill ta in delägare
• Du behöver trovärdighet mot större kunder (en del kunder föredrar att handla med AB)

Bytet från enskild firma till AB kallas apportbildning eller verksamhetsöverlåtelse. Det görs via Bolagsverket och kräver vanligtvis hjälp av en revisor eller jurist.

I ett aktiebolag fortsätter du fakturera på exakt samma sätt — reglerna för fakturors innehåll är desamma. Skillnaden är att du nu fakturerar från bolaget (med bolagets org.nr), inte i ditt eget namn.

Vad gör du om du skickat en faktura med fel uppgifter?

Du kan aldrig ta bort eller ändra en utskickad faktura. Det bryter mot kravet på obruten nummerserie och revisionsspåret.

Rätt förfarande:

1. Skapa en kreditfaktura — en faktura med negativt belopp som motbokar den ursprungliga. Hänvisa till det ursprungliga fakturanumret.
2. Skicka en ny korrekt faktura med nästa löpnummer.

Kreditfakturan och den ursprungliga fakturan ska alltid sparas ihop — de hör ihop i revisionsspåret.

Exempel på text på kreditfaktura: "Kreditfaktura avseende faktura nr 2026-012. Annullering av felaktig faktura. Se ny faktura nr 2026-014."

Bokföringslagen kräver att du sparar räkenskapsinformation i minst 7 år räknat från utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades. För en faktura utfärdad i mars 2026 innebär det att du måste spara den till och med 31 december 2033.

Digitalt eller papper?

Fakturor kan sparas digitalt. Originalfakturor i papperform behöver inte bevaras om de skannas in och det digitala originalet uppfyller kraven. Det viktigaste är att fakturorna:

• Är läsbara under hela arkiveringstiden
• Kan tas fram för granskning på begäran
• Inte kan förfalskas eller ändras (helst med digital signatur eller hashning)

IntelInvoice arkiverar automatiskt alla fakturor med SHA256-hashning — ett kryptografiskt fingeravtryck som bevisar att fakturan inte ändrats efter att den skapades. Det uppfyller Bokföringslagens krav på oföränderlighet.

Gå igenom dessa punkter innan du skickar din första faktura:

• Ditt fullständiga namn och adress
• Ditt organisationsnummer (personnummer eller Bolagsverkets org.nr)
• "F-skatt" / "Godkänd för F-skatt" (om du har F-skattsedel)
• Momsregistreringsnummer (om du är momsregistrerad) i formatet SE + org.nr + 01
• Kundens fullständiga namn och adress
• Fakturanummer (första faktura kan vara 2026-001 eller 1 beroende på valt format)
• Fakturadatum
• Förfallodatum (ett konkret datum, inte bara "30 dagar netto")
• Specificerad beskrivning av tjänst eller vara
• Pris exklusive moms
• Momssats och momsbelopp (eller "ej momsregistrerad" om momsfri)
• Totalt att betala
• Bankgiro, plusgiro eller IBAN/BIC
• Eventuell betalningsreferens