Byta från Fortnox? Läs det här först.

Funderar du på att byta faktureringsverktyg från Fortnox? De flesta som väljer IntelInvoice gör det inte genom att lämna Fortnox — de lägger till IntelInvoice för fakturering och låter Fortnox sköta bokföringen. SIE-export kopplar ihop systemen. För dem som vill migrera helt: det tar 1–3 timmar och inga fakturor behöver kopieras.

Det börjar oftast med en frustration. Fakturering i Fortnox tar för lång tid. Det är för många klick. Systemet känns designat för en redovisningskonsult, inte för dig som driver ett litet företag.

Eller så är det priset. Du betalar för ett komplett bokföringssystem men använder egentligen bara faktureringsmodulen.

Den här artikeln är till för dig som funderar på att göra något åt det. Men vi ska vara ärliga redan från början: för de flesta som ställer frågan "hur lämnar jag Fortnox?" är svaret inte "lämna Fortnox" — det är "flytta faktureringen till ett bättre verktyg och låt Fortnox sköta bokföringen."

Vi går igenom båda scenarierna. Du väljer vad som passar.

Innan vi dyker in i hur man migrerar behöver vi förstå vad du egentligen vill göra. Det påverkar allt.

Alternativ A: Komplement-upplägget (rekommenderas för de flesta)

Du behåller Fortnox för bokföringen — bankkoppling, kvittoskanning, momsrapporter, eventuella lönemodulerna — men byter ut Fortnox fakturamodul mot IntelInvoice.

Varje månad exporterar du en SIE-fil från IntelInvoice och importerar den i Fortnox. Bokföringen uppdateras automatiskt. Du betalar fortfarande för Fortnox, men du behöver inte använda det för faktureringen.

Passar: Alla som har en bokförare eller revisor som redan arbetar i Fortnox, eller som aktivt använder Fortnox andra funktioner.

Vad du vinner: AI-fakturering (autofyll, kundlärning, snabbare flöde), lägre kostnad för faktureringsverktyget, enklare gränssnitt för just fakturering.

Vad du behåller: Hela Fortnox ekosystem för allt utom fakturering.

Alternativ B: Full migrering (för specifika situationer)

Du slutar använda Fortnox helt och ersätter det med IntelInvoice för fakturering och en bokföringsbyrå (eller ett annat bokföringssystem) för bokföringen.

Passar: Enskilda firmor och frilansare med enkel ekonomi som egentligen aldrig behövde ett komplett bokföringssystem, och som primärt använde Fortnox för att skicka fakturor.

Vad du vinner: Lägre totalkostnad, enklare setup, AI-fakturering.

Vad du tappar: Fortnox inbyggda bokföring, bankkoppling och direkt integration med Skatteverket. Du behöver ett alternativt sätt att sköta bokföringen.

Den här guiden täcker hur en full migrering går till — men om du efter att ha läst den inser att Alternativ A passar bättre, hoppa till avsnittet "Parallellt drift med Fortnox" nedan.

Innan vi pratar om stegen är det värt att förstå varför du skulle byta.

AI-fakturering

Fortnox är ett transaktionssystem — du matar in data, systemet lagrar det. IntelInvoice är en AI-assistent — du beskriver jobbet, AI:n skapar fakturan.

Skillnaden i praktiken: En konsult som fakturerar för "5h React-utveckling till TechAB" skriver det och IntelInvoice föreslår rätt rad, rätt pris (baserat på historik), rätt kunduppgifter och rätt momssats. I Fortnox gör du det manuellt.

Pris

Fortnox kostar från 159 kr/mån för basversionen, men den version de flesta egentligen behöver (med fullständig bokföring, bankkoppling och bra fakturamodul) kostar 300–600+ kr/mån. IntelInvoice SOLO kostar 99 kr/mån och täcker 30 fakturor per månad med SIE-export.

Om du driver en enskild firma och ditt primära behov är fakturering, betalar du troligen för funktioner i Fortnox som du inte använder.

Inlärningskurva

Fortnox är byggt för att täcka hela ekonomin. Det gör det kraftfullt — och komplext. IntelInvoice är byggt för fakturering. Att skicka din första faktura tar 5 minuter utan onboarding.

Vad du tappar (ärligheten är viktig)

Vi ska inte sopa detta under mattan. Om du lämnar Fortnox helt förlorar du:

• Bankkoppling — Fortnox kan automatiskt matcha inbetalningar mot fakturor via bankfeed. IntelInvoice har inte detta.
• Lönehantering — Fortnox lönemodulerna är inte ersättningsbara med ett faktureringsverktyg.
• Kvittoskanning — Fortnox-appen låter dig fota kvitton som automatiskt bokförs. IntelInvoice hanterar inte utgifter.
• Direktintegrationer — Fortnox har integrationer med 100-tals andra verktyg (CRM, projektverktyg, kassasystem). IntelInvoice har SIE-export.
• Momsrapporter direkt till Skatteverket — Fortnox kan skicka momsrapporten direkt. Med IntelInvoice hanteras det via din bokföringsbyrå eller ett separat bokföringssystem.

Om du aktivt använder dessa funktioner bör du behålla Fortnox och gå med Alternativ A — komplett-upplägget.

Väljer du att flytta faktureringen (antingen helt eller som komplement) är processen densamma.

Steg 1: Exportera ditt kundregister från Fortnox

Ditt kundregister är din viktigaste tillgång. Du vill inte börja om från noll.

I Fortnox:

1. Gå till Register → Kunder
2. Klicka på Exportera (vanligtvis CSV eller Excel)
3. Ladda ned filen och öppna den för att kontrollera att kundnamn, org.nr, adresser och e-postadresser finns med

Tipset: Rensa bort gamla kunder du aldrig fakturerat under de senaste 2–3 åren. En ren kundlista gör IntelInvoice bättre — AI:n lär sig av dina aktiva kunder.

Steg 2: Skapa konto i IntelInvoice

Registrera dig på app.intelinvoice.se. START-kontot är gratis, inget kreditkort behövs.

Under onboardingen fyller du i:

• Ditt företagsnamn och org.nr
• Bankgiro eller IBAN (betalningsinformation)
• Standardbetalningsvillkor (t.ex. 30 dagar netto)
• Momsstatus (momsregistrerad eller inte)
• F-skattsedel-status

Steg 3: Importera kundregistret

I IntelInvoice:

1. Gå till Kunder → Importera
2. Ladda upp CSV-filen från Fortnox
3. Mappa kolumnerna (kundnamn, org.nr, adress, e-post)
4. Importera

Med ett strukturerat kundregister tar detta 10–15 minuter. Alla dina aktiva kunder finns nu i IntelInvoice, med korrekta uppgifter, redo att faktureras.

Steg 4: Konfigurera dina standardprodukter/tjänster

Om du regelbundet fakturerar för samma typer av tjänster (konsulttimmar, en specifik tjänst, ett standardpris), lägg in dem under Produkter/Tjänster i IntelInvoice. AI:n använder dem för autofyll-förslagen.

Det här steget tar 15–30 minuter men sparar tid varje gång du skapar en faktura framöver.

Steg 5: Testa med en riktig faktura

Skicka en riktig faktura till en kund — gärna en kund du känner som kan bekräfta att fakturan ser professionell ut och innehåller rätt uppgifter.

Kontrollera:

• Korrekt avsändarinfo (ditt namn, org.nr, adress)
• Korrekt kundinfo
• Korrekt moms
• Fakturanummer i rätt format
• Korrekt betalningsmottagare

Steg 6: Parallell drift under en månad (rekommenderas)

Kör IntelInvoice och Fortnox parallellt under din första månad. Skicka alla fakturor från IntelInvoice men håll Fortnox-kontot aktivt.

Detta ger dig:

• Tid att känna sig trygg med det nya systemet
• Jämförelsedata (hur lång tid tar det nu vs tidigare?)
• Möjlighet att backa om något oväntat uppstår

Steg 7: Exportera SIE och testa import

I slutet av månaden: exportera en SIE 4-fil från IntelInvoice. Importera den i Fortnox (eller skicka till din bokföringsbyrå). Kontrollera att alla fakturor hamnat på rätt konton med rätt belopp.

Om du lämnar Fortnox helt: importera SIE-filen i ditt nya bokföringssystem (Visma, Bokio, eller låt en byrå hantera det).

Steg 8: Stäng av Fortnox fakturamodul (eller hela kontot)

Om du väljer Alternativ A (komplement): du behöver inte göra något i Fortnox. Fortsätt använda det för bokföringen, importera SIE månadsvis.

Om du väljer Alternativ B (full migrering): säg upp ditt Fortnox-abonnemang. Exportera alla historiska fakturor som PDF-arkiv innan du stänger kontot — du behöver dem för 7-årsarkiveringen.

Den vanligaste frågan vid en migrering: "Vad händer med alla gamla fakturor?"

Svaret: Ingenting. Du behöver inte flytta dem.

Gamla fakturor i Fortnox ska sparas där de är — Bokföringslagen kräver 7 års arkivering, och det är enklast att låta Fortnox ta hand om det. Du kan behålla ett inaktivt Fortnox-konto (de erbjuder ofta reducerat pris för arkiveringsändamål), eller exportera alla fakturor som PDF och spara dem lokalt.

IntelInvoice startar sin nummerserie från grunden. Det är korrekt — det är ett nytt system med ett separat revisionsspår. Din gamla och nya nummerserie finns i separata system och blandar sig inte ihop.

"Jag är rädd att förlora data"

All dataförlust kan förhindras med en strukturerad export innan du migrerar. Exportera kundregister (CSV), historiska fakturor (PDF-paket) och SIE-data från Fortnox innan du gör något annat. Med dessa filer i handen riskerar du ingenting.

"Jag vet inte om min bokförare kan jobba med det"

Din bokförare jobbar redan med SIE-filer — det är industristandarden. Fråga dem: "Om jag skickar dig en SIE 4-fil från ett nytt faktureringsprogram, kan du importera den?" Svaret är ja i 99% av fallen.

"Inlärningskurvan verkar stor"

IntelInvoice är designat för att kräva noll onboarding. Du skapar en faktura första gången på under 5 minuter. Det är inte alls som att lära sig Fortnox från grunden. Du har redan gjort det svårare jobbet.

"Vad händer om IntelInvoice lägger ner?"

Alla dina fakturor exporteras som SIE-filer och sparas lokalt. Du äger dina data. Och SIE-standarden är inte beroende av IntelInvoice — filerna öppnas i vilket bokföringssystem som helst.

Om du fortfarande är osäker: du behöver inte välja. Du kan testa IntelInvoice gratis, köra det parallellt med Fortnox i en månad, och se hur mycket tid du sparar på fakturering.

Inget behöver stängas av. Ingen risk. Du betalar inte för IntelInvoice förrän du väljer att uppgradera från START.

"Fortnox för bokföring. IntelInvoice för fakturering." Det är ett upplägg som allt fler svenska småföretagare väljer. Läs mer om hur IntelInvoice och Fortnox fungerar ihop.

Skapa ditt gratis-konto →

START-kontot är gratis för alltid — 7 fakturor per månad, 5 kunder, BFL-compliant med SIE 4-export. Inget kreditkort. Ingen bindning.

Uppgradera till SOLO (99 kr/mån) när du vill ha 30 fakturor i månaden och 15 kunder.

Behöver du jämföra mer i detalj? Se vår fullständiga jämförelse mellan IntelInvoice och Fortnox.